Aktuelle Kassen und Registrierkassen

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Registrierkassen Benutzerdokumentation – die Hilfesysteme

Diejenigen Programme oder Programmteile, die dazu dienen, dem Benutzer einer Registrierkassen Software, eine Hilfeleistungen zur Benutzung der Registrierkassen Software zu geben, werden dabei als Hilfesystem bezeichnet. Die Hilfeleistung, die ein Hilfesystem vollbringt, besteht in der Anzeige von abrufbaren Erklärungen. Die dargebotenen Erklärungen sind nichts anderes als eine Form von Benutzerdokumentation der Registrierkasse. Ein Hilfesystem ist also ein Werkzeug, mit dessen Hilfe der Benutzer der Registrierkassen Software die computergestützte Dokumentation / das online – Handbuch erschließen kann. Form und Umfang der Hilfeleistung sowie die Art und Weise wie die Hilfeleistung dem Benutzer der Registrierkassen Software verfügbar gemacht unterscheiden sich nach folgenden Kriterien:

Art der Aktivierung der Hilfeleistung durch den Benutzer der Registrierkassen Software

Die Aktivierung einer Hilfeleistung kann im wesentlichen auf zwei Arten geschehen: Die Hilfeleistung wird vom Benutzer der Registrierkassen Software angefordert oder sie wird ohne das Zutun des Benutzers automatisch angezeigt. Man spricht hier von passiver und aktiver Hilfe. Sofern man nicht jede Fehlermeldung als aktive Hilfeleistung eines Systems ansieht, überwiegen passive Formen, bei denen der Benutzer der Registrierkassen Software aktiv werden muss um Informationen zu erhalten. Passive Hilfeleistungen sind dazu geeignet, den Benutzer zu unterstützen, wenn dieser selbst Probleme sieht, bei denen er Unterstützung benötigt, oder wenn der Benutzer der Registrierkassen Software nach bestimmten Informationen, Funktionen oder Kommandos sucht.

Berücksichtigung von individuellen Benutzern

Bei der Anzeige von Erklärungen können Bedürfnisse und Fähigkeiten individueller Benutzer der Registrierkasse berücksichtigt werden um die angezeigten Hilfeinformationen möglichst kurz zu halten. In einem solchen Fall liegt eine individuelle Hilfeleistung der Registrierkassen Software vor. Wenn dagegen die angezeigte Information bei allen Benutzern der Registrierkassen Software gleich ist, sprich man von standardisierter Hilfeleistung.

Berücksichtigung des aktuellen Dialogsituation

Die angezeigte Hilfeinformation kann unabhängig von der tatsächliches Dialogsituation immer gleich sein oder sich in Abhängigkeit von der Arbeitssituation mit der Registrierkassen Software ändern. Im ersten Fall liegt eine statische Hilfeleistung, im zweiten Fall eine dynamische Hilfeleistung durch die Registrierkassen Software vor. Eine reine statische Hilfeleistung liegt vor, wenn dem Benutzer der Registrierkassen Software bei einem Eingabe - Fehler nur die Meldung „unzulässige Eingabe“ angezeigt wird. Eine dynamische Hilfeleistung besteht darin, dem Benutzer der Registrierkassen Software mitzuteilen, worin der Fehler besteht, also z. B. „Eingabewert zu klein / groß“ .
Die beschriebenen Formen der Hilfeleistung kommen in Registrierkassen Software in unterschiedlichen Formen Ausprägungen vor. Eine Hilfeleistung wird in der Praxis nie völlig statisch sein, sondern immer in gewissen Maße von der aktuellen Dialogsituation des Benutzers der Registrierkassen Software abhängen.

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Jedes Jahr arbeite ich während der Saison in einem der höchsten Berghotels Europas als Kellner im Service auf der Sonnenterrasse oder auch im beliebten Panoramarestaurant. In diesem Jahr durfte ich das erste Mal mit einer modernen, mobilen Registrierkasse arbeiten. Dies neuartige Kassensystem wird ganz einfach in einem Holster am Gürtel getragen. Mit dabei habe ich auch einen mobilen Drucker, der per Blue-Tooth die Daten aus dem mobilen Kassensystem empfängt. Wir haben an schönen Tagen, vor allem im Winter, aber auch während des Sommers, in der Mittagszeit einen Gästeansturm von bis zu 1500 Gästen zu bewältigen, die alle verköstigt oder wenigstens mit kühlen oder heißen Getränken versorgt werden wollen. Viele Berghotels haben für diesen Zweck einen Selbstbedienungsbereich, wo nur eine Kassiererin an der Registrierkasse sitzt und alle Gäste abrechnen muss. Bei uns setzen wir auf den wesentlich exklusiveren und sehr beliebten persönlichen Service. Ich serviere auf der Sonnenterrasse zum Beispiel auch direkt an den Liegestuhl, ohne dass der Gast den gemütlichen Platz verlassen und sich irgendwo anstellen muss. Mit dem neuen, mobilen Kassensystem ist das eine wahre Freude. Ich gehe zum Gast, tippe die Bestellung direkt in die Registrierkasse ein und wenn alle Wünsche erfasst sind, wird aus dem Kassensystem direkt die Bestellung per Funk übertragen, entweder in die Küche oder an die Theke, je nachdem, was der Gast bestellt hat. Um mehr brauche ich mich nicht zu kümmern. Die Information, wann die Bestellung zum Servieren fertig ist, bekomme ich wieder über das mobile Kassensystem. Ganz diskret über den in der Registrierkasse eingebauten Vibrationsalarm. Ich schaue nur auf das Display und kann erkennen, woher der Ruf stammt. Dann hole ich die Bestellung ab und serviere beim Gast. Ist es ein Hotelgast, buche ich über das Kassensystem den Umsatz auf die Hotelrechnung. Bei Tagesgästen drucke ich mit dem mobilen Drucker die Rechnung aus der Registrierkasse aus und kassiere direkt vor Ort. Ich muss schon sagen, auch die Kollegen und Kolleginnen sind von ihren mobilen Kassensysteme n sehr begeistert. Die Füße brennen am Ende des Tages deutlich weniger, denn es werden enorme Wegstrecken gespart. Die Gäste haben auch ihren Spaß, denn der prompte Service direkt am Liegestuhl ist schon etwas Besonderes und die mobilen Kassensysteme finden begeisterte Kommentare. Vor allem, wenn der Gast nicht weiß, was ein bestimmtes Gericht alles beinhaltet. Dann zeige ich ihm einfach das Display meiner Registrierkassen, das sich um 180 Grad dreht, wenn ich das Kassensystem zum Gast hin neige. Auf dem Display kann das Kassensystem Fotos aller Speisen und Getränke darstellen. Damit fällt jedem Gast die Auswahl leicht, auch wenn er vielleicht die Sprache nicht so ganz versteht. In dieser Saison hat mir die Arbeit wesentlich mehr Spaß gemacht, als in den Jahren zuvor. Das lag aber nicht nur an dem tollen Wetter, das wir diesen Sommer hatten, sondern vor allem auch an dem tollen Kassensystem, mit dem wir von jetzt an arbeiten.

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Ohne moderne Registrierkassen Systeme sind heute die große Anzahl an neu erschienenen Büchern und Zeitschriften nicht mehr zu überblicken und zu verwalten. Dazu kommt, dass oft nicht nur Bücher und Zeitschriften im Buchladen erhältlich sind, sondern auch zusätzliche Angebote, wie Lesezeichen, Fotoalben, Kinderspielzeug, manchmal auch Briefpapier, Kalender und Dekoartikel. Der Buchhändler kann erfahrungsgemäß nicht jedes Buch im Laden führen. Über die Registrierkasse mit angeschlossener Internet Verbindung kann der Buchhändler aber direkt nachschauen, ob wie schnell das gewünscht Buch verfügbar ist. Die Bestellung des Kunden wird direkt mit Name und Lieferdatum in die Registrierkasse eingetragen. Für die Verwaltung der Verkäufe des Zusatzsortimentes ist das Registrierkassen System ebenfalls eine große Hilfe. Manche Buchläden bieten zusätzlich zum normalen Buchhandelssortiment die Bücher aus einem Buchclub an. Auch in der Buchclub Ecke gibt es zusätzliche Verkaufsartikel, die von der Registrierkasse mit verwaltet werden müssen. Das Angebot variiert oft und monatlich gibt es besonders im Buchclub Bereich wechselnde Sonderangebote. Das Registrierkassen System muss jederzeit in der Lage sein, die wechselnden Preise und Angebote passend zu verbuchen. Da der Buchhandel in den letzten Jahren mit niedrigen Umsatzzahlen zu kämpfen hat, ist es sehr wichtig, dass mittels der Registrierkassen kurzfristig die Betriebsergebnisse analysiert werden können. Es ist sicherlich sehr interessant, auseinander halten zu können, welcher Umsatz aus dem normalen Buchhandel erzielt wurde und welchen Umsatz der Buchclub erbracht hat. Die unterschiedlichen Preisebenen der Registrierkasse lassen auch zeitlich begrenzte Sonderangebotsaktionen zu. Zum Service des Buchclubs gehört auch ein Fotoentwicklungsdienst. Auch diese Posten werden mit vom Registrierkassen System verwaltet. Einmal im Jahr, vor den Sommerferien, fängt die Zeit der Schulbuchbestellungen an. Ein Teil der Bücher wird den Schülern kostenlos vom Land zur Verfügung gestellt und separat abgerechnet, die weiteren Schulbücher müssen von den Eltern aus eigener Tasche gezahlt werden. Das ist ein komplizierter Buchungsvorgang, den die Registrierkassen leisten müssen. Schulbücher, die nicht vorrätig sind, müssen bestellt und pro Schüler erfasst werden. Auch das geht direkt über die Registrierkasse. Die Bücher müssen auch vom Schüler transportiert werden können, daher bieten einige Buchhändler vor Beginn des neuen Schuljahres auch die passenden Schulranzen und Etuis mit an. Das bietet sich an und wieder hat das Registrierkassen System neue Artikel zu verwalten.

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Der Begriff Jugendherberge ist seit 1998 ein geschützter Name, eine Marke des Deutschen Jugendherbergswerks. Jugendherbergen den Namen nur dann nutzen, wenn sie auch dem Verband angehören. Einen Jugendherberge ist, wie Herbergsbetriebe mit den gleichen Konzepten (werden Hostel, Youth Hostel oder Backpacker genannt) ein Unterkunfts-Betrieb, der zu günstigen Preisen eine gute Übernachtungsmöglichkeit bietet. Die Preise sind sicher regional ebenso unterschiedlich, wie der Übernachtungspreis in Hotels. Aber dennoch liegt der Preis bei Jugendherbergen deutlich unter dem eines Hotels. Bei einer Jugendherberge im Münsterland liegen die Preise beispielsweise zwischen 25,70 Euro für eine Übernachtung mit Frühstück im Juniorbereich und 62,40 Euro für eine Übernachtung mit Vollpension in der 27plus-Kategorie. Wie in allen Übernachtungsbetrieben sind auch Jugendherbergen und Hostels mit einer Kasse ausgestattet. Eine Hotel-Kassensoftware ist hier ebenso sinnvoll wie in namhaften Hotels auch. Über ein Kassensystem können in der Jugendherberge für die Gäste Tagestouren und Ausflüge ebenso geplant werden, wie auch ein hauseigener Fahrradverleih über die Kassensoftware verwaltet werden kann. Natürlich kann über das Kassensystem auch eine Verbindung zu einem externen Fahrradverleiher und zum örtlichen Tourismusverein bestehen. Mit diesem Informationspotenzial über moderne Kassensysteme kann für die Gäste neben Ausflügen auch ein Museumsbesuch oder der Besuch in einem Freizeitpark vorgeschlagen und mit leistungsstarker Kassensoftware auch gebucht werden. Natürlich kann eine Buchung in Übernachtungsbetrieben auch über das Internet erfolgen, wobei die wichtigen Daten dann schon in das Kassensystem übertragen werden. Bei Ankunft der Gäste wird dann viel Zeit für das Einchecken und die hierfür nötigen Formalitäten eingespart. Desweiteren kann über die Kassen in Jugendherbergen, Hostels, Pensionen und Hotels auch die Arbeitszeiterfassung für alle Mitarbeiter erfolgen. Netzwerkfähige Registrierkassen können in der Übernachtungsbranche dann zum Einsatz kommen, wenn zum Beispiel für Sonderveranstaltungen Eintrittsgelder eingenommen werden sollen oder bei einem Sonderausschank von Getränken die jeweiligen Preise direkt kassiert werden sollen. Die Einnahmen werden registriert, das Geld wird bis zur Abrechnung sicher verwahrt und die Daten werden von der Netzwerkkasse zur Kassensoftware übertragen, von wo aus sie dann von der Betriebsbuchhaltung verbucht werden. Ein modernes Kassensystem ist in Jugendherbergen durchaus ein adäquater Helfer, eben nicht nur zur Abrechnung von Übernachtungen. Übernachtungsbuchungen können von extern über das Internet ebenso an Kassensysteme in Jugendherbergen übermittelt werden, wie auch aus der Kassensoftware heraus Veranstaltungs-Informationen aufgerufen und zum Teil auch gebucht werden können. Desweiteren können statistische Dokumentationen über eine moderne Kasse geführt werden. Hier können Werte über den Verbrauch von Verbrauchsartikeln wie Kerzen und Servietten ebenso erfasst, verarbeitet und dargestellt werden, wie über Kassen und leistungsfähige Kassensoftware auch Statistiken über Gästezahlen und Verweildauer erstellt werden können. Da in den vergangenen Jahren in vielen Jugendherbergen nicht nur in moderne Kassensysteme sondern auch in den komfortableren und dennoch preiswert bleibenden Aus- und Umbau investiert haben, ist auch das Ambiente vieler Übernachtungsbetriebe sehr viel positiver geworden.

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Ein besonderer Typ der Gartenwirtschaft ist der Biergarten. Im klassischen Sinne kommt diese Einrichtung ursprünglich aus Bayern. Häufig wird der Begriff aber auch generell für Gastronomie-Einrichtungen im Freien verwendet. Dass hier eine Registrierkasse nur bedingt einsatzfähig ist, dürfte einleuchten. Netzwerkfähige Registrierkassen können nahe dem Außentresen nah am Haus installiert werden. Hier können Gäste dann die Getränke sofort bezahlen, die sie selbst an der Theke geholt haben. Wenn Servicekräfte im Biergarten bedienen, ist natürlich der Einsatz mobiler Kassen sehr sinnvoll. Denn statt jede Bestellung zur Schankanlage zu bringen, kann per Funk der Auftrag zu einem Bondrucker an der Theke übermittelt werden. Dort wird die Bestellung sofort zubereitet. Währenddessen kann schon die nächste Bestellung aufgenommen werden. Eine mobile Kasse ist also sehr zeitsparend. Im 19. Jahrhundert entstanden in München die ersten Biergärten. Zu dieser Zeit hat man natürlich noch nicht daran gedacht, wie weit die Technisierung gehen und die uns heute bekannten Kassen, Registrierkassen, Netzwerkkassen und Kassensysteme nutzbar machen würde. In traditionellen Biergärten ist es möglich neben Getränken auch Speisen serviert zu bekommen. Aber in einem “richtigen” Biergarten verzehrt man sein eigenes mitgebrachtes Essen. Das ist in Gastronomiebetrieben mit Biergarten, also Bedienung im Außenbereich, undenkbar. Dort würde jeder Gastronom demjenigen die Tür weisen, der selbst etwas zu essen mitbringt. Wenn es sich um eine reine Kneipe mit ausschließlich Getränkeverzehr handelt, kann der Inhaber natürlich ausdrücklich erlauben, dass die Gäste eigene Snacks mitbringen. Das wäre doch mal eine tolle Idee, oder? Eine Kneipe macht Werbung für sich, indem darum gebeten wird: wer kommt bringt sich bitte eine Kleinigkeit zu essen mit. Dadurch kann man länger bleiben und verzehrt mehr Getränke. Das nennt sich dann Umsatzsteigerung, die sich mit Sicherheit in der Umsatzabrechnung am Ende eines Kneipentages bemerkbar macht. Da ist es dann auch sinnvoll, wenn der Wirt einer Kneipe nicht einfach nur das Geld in einer Schublade unter dem Tresen aufbewahrt und als Belege der gute alte Bierdeckel dient. Eine Kasse kann da schon erheblich von Vorteil sein, weil sie die Abrechnung erleichtert und übersichtlicher macht. Es muss für einen kleinen Betrieb nicht die große Anlage mit Netzwerkkasse sein. Aber ein Kassensystem, welches mit gastronomiebezogener Kassensoftware ausgestattet ist, halte ich schon für angebracht. Registrierkassen, wie man sie aus den 1980′er Jahren kennt, wird es in wenigen Jahren wahrscheinlich ohnehin nicht mehr geben. Kassenhersteller haben Kassensysteme auch dahin entwickelt, dass die zu nutzenden Endgeräte klein sind und platzsparend aufgestellt werden können. Auch die Kassensoftware für die Gastronomie kann noch für jeden Betrieb individuell gestaltet werden. Damit wäre auch eine Kneipe, mit und ohne Bedienung im Außenbereich bestens ausgerüstet. Selbst dann, wenn man sich mit der Kasse tatsächlich ausschließlich auf das Erfassen, Registrieren und Kassieren der Umsätze zufrieden gibt. Wer als Wirt neugierig ist, der probiert dann irgendwann vielleicht auch weiter Funktionen eines Kassensystems aus.

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